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Roberto Azocar
 
 
 
Roberto Azocar
Associé, Business Consulting Services, Conseil Opérationnel et Outsourcing

 
En marche vers la facturation électronique :
Avez-vous fait votre choix de plateforme technologique


Initialement, l’entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique installait le dispositif suivant à partir du 1er juillet 2024 :
- toutes les entreprises en France étaient tenues de recevoir des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs d’une part,
- et de transmettre progressivement leurs factures au Portail Public de Facturation (PPF), entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, en fonction de la taille de l'entreprise, d’autre part.

Également incluses dans ce dispositif, la nécessaire gestion par les entreprises du cycle de vie de leur facture en maintenant à jour leur statut dans le PPF et la transmission d’un e-reporting pour l’ensemble des transactions B2C et B2B étrangères.

Toutefois, dans un communiqué de presse du 28 juillet 2023, le Gouvernement a annoncé le report de l’entrée en vigueur de la réforme. Les nouvelles dates seront déterminées dans le cadre de la loi de finances pour 2024 cet automne, un report d’environ 6 mois est attendu mais reste à confirmer.

Les entreprises pourront donc mettre à profit ce délai supplémentaire afin de choisir la plateforme technologique leur permettant de répondre à la nouvelle réglementation.

Plusieurs possibilités technologiques s’offrent aux entreprises pour être en conformité avec cette réforme : un dépôt direct sur le PPF, un Opérateur de Dématérialisation (OD) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Sauf volumétrie très faible des flux de facturation entrants et sortants, seules les solutions PDP ou OD restent envisageables. Elles doivent produire une facturation conforme aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

Les PDP présentent l’avantage de s’intégrer avec vos systèmes existants, gérer le flux de facturation vers le PPF, intégrer une signature électronique et un archivage sécurisé, et potentiellement s'adapter à l'évolution de vos besoins futurs. Elles offrent une souplesse d’intégration dans vos systèmes existants en termes de centralisation du flux, de mutualisation des coûts de mise en place et de transparence de la prise en compte des évolutions réglementaires.

Les OD peuvent également répondre à vos besoins, cela dépend concrètement de votre contexte et de sa capacité d’adaptation. Il est néanmoins important de noter que cela peut impliquer la mise en place d’une multitude d’outils à interfacer avec le PPF, le développement d’API sur l’ensemble des briques applicatives impactées, dont certains peuvent être obsolètes, ainsi qu’un important coût de maintenance et de prise en compte des évolutions réglementaires futures.

Seules les PDP seront agréées par les autorités fiscales pour le respect des normes de sécurité et d'authentification des documents.
En fonction de votre scénario d’implémentation de la solution choisie, il est primordial de vous préparer à cette transformation majeure : adoption de nouveaux outils et adaptation de vos outils existants, évolution de vos processus de facturation, sans oublier la conduite du changement induite.
Compte tenu de l’imminence de cette échéance réglementaire, il est recommandé de gérer sa mise en place comme un véritable « projet » et de se faire accompagner, si nécessaire, par des experts en la matière pour faciliter cette transition.

Quelques étapes clés pour mener à bien votre projet :

Déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien le projet
Pour évaluer vos processus et outils actuels et définir vos besoins, il est nécessaire d’analyser vos processus existants de facturation et les outils pour y répondre, et d’identifier les changements nécessaires pour vous conformer à la facturation électronique. Mais aussi de déterminer le scénario adapté d’implémentation de la réforme et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet.



Choisir la solution qui répond à vos besoins
Chaque entreprise a sa propre complexité, ses propres outils, ses projets en cours ou à venir et donc des scénarios d’implémentation de la réforme potentiellement tout aussi variés. Le rôle de l’équipe projet et d’un conseil expert est de vous assister pour identifier les solutions les plus adaptées à vos besoins et de vous accompagner pour que ce choix se fasse de façon éclairée.

Accompagner le déploiement de votre solution
Il est nécessaire de prévoir un dispositif adapté en interne ou de recourir à un accompagnement expert durant toutes les phases du projet : cadrage, conception, paramétrage, fiabilisation des données, tests, formation. Tout en s’assurant que les factures soient générées, transmises et reçues conformément aux normes fiscales définies avant le déploiement de votre solution.

Prendre conscience de la conduite du changement nécessaire
Les contributeurs au projet, ainsi que toutes les personnes impactées par ce changement, doivent comprendre les enjeux de cette réforme et être formés pour faciliter l'adoption des nouveaux processus et des nouvelles solutions.

Chez Grant Thornton, nous accompagnons depuis plus de 2 ans nos clients dans le diagnostic et la définition des processus cibles de facturation pour être en conformité avec la réforme, dans le choix de la solution la plus adaptée à leurs contextes, et dans le déploiement des futures PDP.

 

 
 
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